Автоматизация создания отчета заместителя директора по учебно-воспитательной работе

Одной из основных задач заместителя директора по УВР является анализ работы педагогов и на основании проведенного анализа принятие управленческих решений.

Этот процесс можно разбить на несколько этапов:

  1. Сбор данных.

  2. Анализ полученных данных.

  3. Создание справки \ отчета.

  4. Принятие управленческих решений на основании выводов из проведенного анализа.

Выражается это в виде создания справок и отчётов, основанных на данных полученных в ходе проверок, которые запланированы в плане работы заместителя.

Решить проблему автоматизации аналитической и отчетной деятельности заместителя директора могут помочь такие инструменты, как:

  • Google Таблицы для сбора и анализа данных.

  • Google Документы для оформления отчета.

1. Сбор данных

Для сбора данных создадим Google Таблицу на Google Диске, в нашем примере мы будет создавать справку по результатам проведения промежуточных контрольных работ. Так как для заместителя директора по УВР очень важно отслеживать динамику прохождения контрольных процедур обучающихся и фиксирования контрольных точек:

Для того, чтобы получить данные, необходимо разработать соответствующую  таблицу в указанные ячейки которой педагоги будут вносить требуемые данные. Наша таблица будет состоять из вкладки «Итоговая таблица» и вкладок с таблицами для заполнения для каждого педагога (рис 1.).

Рис 1. Шаблон таблицы для сбора данных.

Доступ к каждой вкладке, желательно, заблокировать для всех, кроме того, кто должен будет заполнять эту вкладку. Это делается с целью решения проблем со случайным заполнением не своей таблицы.

Каждая таблица типовая, и создав ее один раз, можно копировать ее на каждую новую вкладку. Важным элементом в такой таблице является автоматизация вычислений. В нашем случае это колонки «Процент качества» и «Процент успеваемости». Google Таблицы в указанных столбцах размещать формулы для вычисления нужных данных. Таким образом, педагоги вносят данные, а вычисления производятся автоматически. После того как все сотрудники заполнили необходимые ячейки, переходим к этапу анализа полученных данных.

2. Анализ полученных данных

Этот процесс можно также автоматизировать. Для этого организуем перенос данных из ячеек «Процент качества» и «Процент успеваемости». Данные в них формируются автоматически, на основании произведения расчетов данных, внесенных педагогами на назначенных им вкладках. Для этого в ячейках итоговой таблицы необходимо ввести формулы:

=Лист1!A1
=’Название вкладки’!Адрес ячейки.

В случае анализа результатов контрольных работы важен процесс накопления данных по каждому мероприятию, чтобы четко проследить динамику. Поэтому на кладке «Итоговая таблица» колонки будут прибавляться с увеличением числа контрольных работ (рис. 2).

Разработав такую таблицу, мы получаем все расчеты автоматически, существенно сократив трату времени на сбор данных.

3. Создание справки \ отчета

Однако, как результат проделанной работы, мы должны предоставить справку по каждому периоду. Для этого на Google Диске создаем Google Документ, в котором укажем все данные, для справки (Рис. 3).

Рис. 3. Шаблон справки.

Выделяем диапазон ячеек для импорта из разработанной нами таблицы на вкладке «Итоговая таблица», помещаем в буфер обмена, нажав правую кнопку мыши и выбрав «Копировать».

Далее вставляем таблицу в документ, а в появившемся диалоговом окне выбираем «Связать с таблицей».

Однако наш отчет будет неполным и не совсем наглядным, если мы не будем использовать такой инструмент как Диаграмма. Для этого выделяем нужные столбцы с данными и используя пункт меню «Вставка» — «Диаграмма» строим диаграммы по полученным данным (Рис. 4).

Рис 4. Пример построения диаграммы по сформированному отчету.

Таким образом, мы получаем очень наглядный отчет с табличными данными и графиками, на основании которых заместитель директора по УВР может сделать соответствующие выводы и внести их в справку \ отчет в раздел «Выводы».

После того как отчет сформирован и заместитель директора по УВР сделал анализ и выводы, наступает период принятия управленческих решений, в рамках которой выстраиваемся работа с классом, педагогом и т. п.